 |
| Елена Калинина, старший юрист ILF |
Недавно
украинские компании атаковал вирус Petya A. Два дня по всей стране не работали терминалы
«Ощадбанка», аэропорт «Борисполь» отправлял рейсы с задержкой в 5–6 часов,
многие компании частично или полностью потеряли свои данные и бухгалтерские
документы. Компания Cyence, которая занимается оценкой рисков, подсчитала, что
экономические потери от атаки вируса могут составить около $ 8 млрд.
Становится очевидным, что бизнесу
необходимы новые технологии, которые позволят не только оптимизировать
затраты на создание, хранение и обработку информации, а также обеспечат ее
сохранность. Именно поэтому, считаю, что пора задуматься о переходе с
привычного, бумажного документооборота на цифровой электронный документооборот (ЭДО).
Однако
тормозят процесс внедрения ЭДО не только цифровые риски. У бизнеса есть и
другие вопросы:
●
Что считается электронным документом
в целях бухгалтерского и налогового учета?
●
Будет ли документ в электронном виде
иметь юридическую значимость в отношениях с контрагентом и ГФС?
●
Как обезопасить себя от подделки
документа, потери, порчи, изъятия или непризнания такого документа фискалами?
В
этой статье я отвечу на эти вопросы.
Электронный
документ для бухгалтерского и налогового учета
Главный
реквизит для ЭД — электронная цифровая подпись (ЭЦП) создателя или подписанта.
ЭЦП приравнивается к собственноручной подписи(Закон
от 22.05.2003 № 852-IV)
физического лица, которое в момент наложения
подписи может выполнять функции должностного лица на предприятии. Такая подпись
представляет собой набор электронных данных (некий код) и
предназначена, для идентификации подписанта документа. Кроме того, ЭЦП дает
возможность подтвердить целостность электронного документа и предотвратить
дальнейшее искажение, удаление информации, которая в нем содержится. Никто не
сможет дописать что-то в документ или удалить из него какие-либо пункты.
Получить ЭЦП можно бесплатно в
Государственной фискальной службе, подав необходимый пакет документов http://www.acskidd.gov.ua/reglament.
Кроме подписи, в ЭД должны быть
такие обязательные реквизиты(ч.2
ст. 9 Закона № 996)
:
l название
документа (формы);
l дата
составления документа;
l название
предприятия, от имени которого составлен документ;
l содержание
и объем хозяйственной операции, единица
измерения
хозяйственной
операции;
l должность лиц,
ответственного за совершение хозяйственной
операции
и правильность ее оформления.
Желательно, чтобы электронные документы,
особенно те, что непосредственно фиксируют факт осуществления хозяйственной
операции (счет на оплату, накладная, акт выполненных работ, налоговая/акцизная
накладная), подписывались ЭЦП с усиленным сертификатом ключа.
Если
в вашем ЭД есть все эти реквизиты, то такой документ можно использовать для
подтверждения показателей бухгалтерской и налоговой отчетности.
Такую
же позицию высказала Государственная фискальная служба Украины в своих письмах,
например здесь http://sfs.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/print-70975.html;
здесь http://sfs.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/print-71565.html;
здесь
Важно!
Компания может частично перейти на
электронный документооборот и одновременно в своем учете использовать
электронные и бумажные документы. В
данном случае необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику
предприятия. Такие изменения должны предусматривать группы или четкий перечень
документов, которые будут создаваться, подписываться и храниться в электронном
виде. Отдельным приказом по предприятию нужно оформить перечень должностных лиц
компании, которые имеют право и/или обязаны подписывать электронный документ с
применением ЭЦП, в том числе с усиленным сертификатом ключа.
Электронный документ для контрагента
Что же касается порядка обмена
электронными документами и их подписания с контрагентом, то здесь стоит
обратить внимание на следующее.
Внутри своего предприятия необходимо
четко определить цепочку движения электронного документа от лица, которое его
согласовывает до подписанта. У каждого такого участника, должны быть четко установлены
его права и обязанности в отношении конкретного документа.
Например, зав. складом, формирует и
согласовывает расходную накладную. Потом передает ее бухгалтеру. Он заверяет
документ ЭЦП (в т.ч. с усиленным
сертификатом ключа) и передает контрагенту. А другой документ, например
акцизные накладные, подписывает только главный бухгалтер или директор. Все эти процедуры
нужно прописать.
Чтобы не было проблем с
контрагентом, в договорах необходимо учесть несколько важных фактов:
- Сервис, который будет использован для отправки документов в электронном виде. Это необходимо для того, чтобы иметь безопасный канал передачи документов, которые могут содержать коммерческую тайну. Кроме того, таким способом обе стороны подтверждают возможность подписания документов ЭЦП, совместимой с функционалом сервиса и ЭЦП другой стороны.
- Момент получения контрагентом документа в электронном виде. Это имеет значение для сроков подписания документов другой стороной. Например, акт выполненных работ, при отсутствии претензий к их качеству, подписывается заказчиком в течении пяти рабочих дней с момента его получения.
- Порядок подписания, исправления сторонами договора документов в электронном виде. Данное условие устанавливает запрет на исправления документа после его подписания сторонами. На случай, если в таком документе обнаруживаются существенные ошибки, он должен признаваться сторонами недействительным и создаваться новый - правильный документ.
- Момент признания электронных документов сторонами договора: кем должны быть подписаны определенные документы, в какие сроки, допустимость использования обычной ЭЦП и подписи с усиленным сертификатом ключа и т. д.
Эти простые правила
помогут вам обезопасить себя от претензий со стороны контрагента. Когда он
согласиться с этими условиями, он уже не сможет отказаться от своих
обязательств, ссылаясь на не получение документа
или невозможность его подписания. В судебной практике уже были такие прецеденты и они еще раз
подтверждают, что важно заранее обсудить с контрагентом порядок признания им
электронных документов.
Электронный документ для
Государственной фискальной службы
Есть страх, что электронные
документы не будут восприниматься налоговой во время проведения документальных
проверок и, как следствие, не
будут подтверждать показатели налоговой отчетности ( ст 44 НКУ). Это заставляет компанию отказаться от идеи
работать с ЭД.
На самом деле, фискальная служба
сама стала главным двигателем в практике применения электронных документов. За
последние два года, плательщики налога на добавленную стоимость и акцизного
налога, полностью перешли на электронный обмен акцизными и НДС-ми накладными со
своими покупателями.
А уже в 2018 году фискальная служба
планирует перейти на онлайн проверки, по крайней мере об этом говорила первый
заместитель начальника Офиса крупных плательщиков Лариса Бондар на встрече,
организованной Европейской Бизнес Ассоциацией
(ЕБА).
Что же касается документальной
проверки, то во время такой проверки плательщик обязан предоставить фискальной
службе оригиналы всех первичных документов, связанных с предметом проверки
( п. 85.2 ст. 85 НКУ).
Оригинал электронного
документа(ст. 7 Закона № 851) — это электронный экземпляр документа с обязательными
реквизитами, в том числе с электронной подписью автора. При этом, независимо от
того сколько раз электронный документ был сохранен на информационных носителях
и скольким получателям он был отправлен, каждый экземпляр такого документа
считается оригиналом.
Порядок предоставления документов в
электронном виде для проверки, детально описан в ст. 85 Налогового кодекса. Но,
на практике реализация этой опции возможна исключительно после утверждения
Министерством финансов Украины форматов документов в электронном виде. Данные
форматы ЭД необходимы для того, чтобы фискальная служба могла открыть любой
формат документа (PDF, Excel) в электронном виде, в полной мере его исследовать
и принять в качестве первичного документа, который подтверждает показатели
налоговой отчетности. На сегодняшний день такие форматы документов так и не
утверждены Минфином, но это не проблема для плательщика, который уже использует
ЭДО.
Если к вам пришла проверка,
распечатывать первичные документы, созданные в электронном виде, не нужно.
Независимо от того, частично или полностью компания перешла на цифровой
документооборот, она имеет право предоставить документы на проверку одним из
двух способов:
●
на информационных носителях (диск -
CDR, флэшка);
●
через сервис, который используется
для обмена и хранения документов.
Оба этих способа я уже реализовала
со своими клиентами. Никаких проблем с этим не возникает. Сотрудники фискальной
службы достаточно лояльно относятся к документам в электронном виде.
Конечно же, налоговый инспектор
имеет право потребовать у вас копии
первичных документов(п. 85.4 ст. 85 НКУ)., которые имеют отношение к предмету
проверки. Но это допустимо только, если такие документы могут
свидетельствовать о занижении объекта налогообложения . Я в таком случае, рекомендую требовать у
проверяющих письменный запрос на предоставление копий документов с указанием
причины такого запроса.
Как
же заверять копии таких документов, тем более что с июля месяца предприятиям не
обязательно использовать в своей деятельности печати.
Необходимо понимать, что копия электронного документа(Постановление КМУ от 26.05.2004 № 680) — это визуальное
представление документа на бумаге,
которое в обязательном порядке должно иметь отметку времени. Данная отметка
подтверждает наличие электронного документа (электронных данных) на
определенный момент времени и говорит о том, что данные в документе достоверны
и не искажены. То есть, документ распечатанный на бумаге и имеющий
метку времени, данные о подписанте, код
ЭЦП - является полноценной копией электронного документа.
Оцифрование
документов как инструмент безопасности.
Ценность
ЭДО в том, что это дешевый универсальный способ создания, обработки и хранения
информационного массива компании. Это увеличивает скорость бизнес-процессов
компании и делает эффективным управленческий учет.
В то же время, ЭДО должен обеспечивать сохранность документов от потери, порчи
или несанкционированного доступа и давать возможность их быстрого
восстановления. Из опыта моих друзей IT-шников, чаще всего информация теряется
из-за отказа офисной техники, ошибки пользователей и в следствии воздействия
вредоносных программ.
Чтобы не потерять документы и базу
данных компании, используйте облачные сервисы. Лучше выбрать тот, у которого
есть несколько дата-центров. Такие сервисы делают резервное копирование всей
информации. А это значит, что если их основной дата-центр атакуют, они смогут
восстановить всю информацию в течение нескольких часов.
Если вы беспокоитесь, что кто-то
может внести в документ несанкционированные правки или подписант откажется от
своей причастности к составлению документа, используйте ЭЦП. Я уже делала
акцент на важности цифровой подписи в процессе подписания электронного
документа. Но добавлю еще, что цифровая подпись, особенно с усиленным
сертификатом ключа, является гарантией того, что никто, кроме подписанта такого
документа, не может внести правки в документ. ЭЦП гарантирует, что именно ее
собственник подписал документ и несет ответственность за данные, указанные в
таком документе. Подписант документа не может в будущем отказаться от
обязательств, которые у него возникли в связи с подписанием документа ЭЦП.
У
бизнеса есть все инструменты для перехода на электронный документооборот,
главное желание и смелость в принятии такого решения. Не бойтесь советоваться и
внедрять что-то новое, но весьма эффективное.
Опубликовано на личном блоге Обозреватель
Комментариев нет:
Отправить комментарий